Além dessas exigências, a Fundaci pede que os originais tenham abrangência mínima de 70 folhas ou laudas com, no máximo, 200 folhas numeradas. De acordo com Hélio Pólvora, cada folha deverá ter 35 linhas com 75 toques. “É imprescindível que os originais tenham títulos, índices e pseudônimo do autor, identificação bibliográfica, endereço com telefone, e-mail ou fax”, disse o escritor, acrescentando que, os trabalhos serão julgados por uma comissão que será integrada por três membros, sendo que um deles terá que ser da cidade.
Ao comentar sobre a importância do prêmio, o prefeito Jabes Ribeiro lembrou que com ele, o município passar a dispor de mecanismo para resgatar sua história, ainda pouco explorada, além de criar fontes de informações para historiadores e estudantes que tenham interesse no processo de criação da cidade, a partir da implantação da Capitania de São Jorge dos Ilhéus. Entende que, o concurso visa, principalmente, o resgate dos diversos aspectos da memória de Ilhéus, esquecidos ao longo do tempo, até a atualidade.