Coordenar o processo de análise, ação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito da administração pública municipal é a missão prioritária da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Prefeitura de Ilhéus, criada pelo prefeito Jabes Ribeiro, por meio do Decreto 034/2013, publicado no Diário Oficial do Município. A comissão, que deverá se reunir, ao menos duas vezes a cada semestre, é formada por representantes da Universidade Estadual de Santa Cruz (Uesc), da Fundação Cultural de Ilhéus (Fundaci), da Secretaria de Administração e da Procuradoria Geral do Município.
O secretário de Administração, Ricardo Machado, explica que, depois de algum tempo, toda a documentação produzida pelo Poder Executivo ilheense é enviada para o Arquivo Geral, instalado no prédio do antigo Sindicato dos Comerciários, localizado no entorno da Praça J.J. Seabra. “Só que, periodicamente, por uma questão de espaço, alguns documentos precisam ser descartados. É nesse momento, entre outras possibilidades, que a comissão é acionada, visando analisar a viabilidade ou não desse descarte”, completa, acrescentando que o trabalho objetiva evitar o desaparecimento de documentos históricos ou de grande importância para o dia-a-dia da população.
Entre os objetivos específicos da comissão, se destaca o estabelecimento de normas e instruções gerais para a aplicação de microfilmagens. Outra proposta específica é a seleção de documentos vinculados às atividades meio da Prefeitura de Ilhéus, sempre com obediência aos prazos estabelecidos pela Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Públicos, aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
Elaboração – s Para elaboração do decreto, foi considerado um farto material legislativo, como a Lei 8159/91, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados; o Decreto 21182/97, que estabelece normas voltadas para a transferência e recolhimento de acervos públicos federais para o Arquivo Nacional, e a Resolução 07/97, do Conarq, que trata dos procedimentos para a eliminação de documentos no bojo dos órgãos e entidades integrantes do poder público.
Componentes – A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é formada por Stela Dalva Teixeira, presidente, Janete Ruiz de Macedo, historiada (representantes da Uesc), Francisco Eduardo da Silva, vice-presidente, Sérgio Murilo Santana Bastos, suplente (representantes da Secretaria de Administração), Geny Rosa Graça Soares, titular, Paulo Roberto Batista dos Santos, suplente (representantes da Fundação Cultural de Ilhéus), Diran Oliveira Santos Filho, titular, e Stella Carilo, suplente (representantes da Procuradoria Geral).